Жапондықтар мінсіз жұмыс табу үшін, біріншісін екіншісіне ауыстыра бермейді, олар кез келген қызметті түптің түбінде өзінің армандаған жұмысына айналдыра алады. Гәптің бәрі көзқараста.

Жапондықтар әрдайым өте жүйелі жұмыс істейді. «Jiro dreams of sushi» деректі фильміндегі Джиро Ононың кез келген істі мүлтіксіз істейтіндер туралы әңгімесі ешкімді бей-жай қалдыра қоймас: «Егер, тіпті сен аула сыпырушы болсаң да тағдырыңа наразылық білдіруге міндетті емессің, өзіңнің жұмыс қабілетіңді кемелдендіруге міндеттісің».

Неге жапондықтардан үйреніп, олардың басқару әдісін қызметте ғана емес, өзіміз үшін де қолданып көрмеске? Бұл мақалада осы жүйе корпоративтік тәсілден жеке көзқарас қалыптастыруға тырысқан.

Кайдзен, кайдзэн (жап. 改善 кайдзэн?, ромадзи Kaizen; «Кайзен» дұрыс емес нұсқасы кездеседі) – өндірістік процестерді үздіксіз жетілдіру, көмекші бизнес-процестерді дамыту және басқару, сондай-ақ өмірдің барлық аспектілеріне бағытталған жапон философиясы немесе практикасы.

«Кайзен» әдісінің негізі 5 негізгі элементтерден тұрады: «5 S» –

• Seiri – ұқыптылық

• Seiton – реттік

• Seiso – тазалық

• Seiketsu – стандарттау

• Shitsuke – тәртіп

Бұл қағидаларды өз жұмысыңызға да өз өміріңізге де бейімдеп алуға болады. Екінші Дүниежүзілік Соғыстан кейін дәл осы әдістің арқасында көптеген жапон компаниялары, сның ішінде Toyota компаниясы да тез қалпына келіп, жоғалтқан күш-қуатын қайтарып алды.

Жұмыс

Егер сіз өз жұмысыңызға Кайдзеннің 5 қағидасын қолданып көргіңіз келсе, онда осы 5 пунктің орындалуы жұмысыңыздың негізі болғанша, дәл көз алдыңызда тұратындай болуы қажет.

1. Сұрыптау. Отырыңыз да нені жақсартқыңыз келетінін, тиімді жұмыс істеуге не кедергі келтіретінін ойластырып, тізіп жазыңыз.

Бұл қағида қызметкердің өз жұмысынан артық ештеңе жасамау керектігін білдіреді. Төмендегілердің қайсысы кем дегенде сіздің негізгі жұмысыңызға сәйкес келеді? Кейбір бөліктерді азайтуға болады (поштаны тексеру, құжаттармен жұмыс істеу), кейбіреулері неғұрлым сәйкес келетін маманға берілуі мүмкін. Мысалы, кейбір фирмаларда сатылым менеджерлері өздері сатқан қызметтердің өзіндік құнын есептеп, есепшот шығарып, келісімшарттар жасайды. Шын мәнінде, шоттар мен шығындарды есепке алу – бұл бухгалтердің қызметі. Ал, келісім-шарт жасау – құқықтық бөлімге немесе бухгалтерияға тиесілі болуы мүмкін. Кейде, егер сіз мұны өзіңіз жасасаңыз – тезірек бітіп, бухгалтерлерге жүгінуге тура келмейтін сияқты боп көрінеді. Осындай жағдайлар көбісінің көңіл-күйін түсіреді, үркітеді. Бірақ іс жүзінде, егер сіз осы процесті дұрыс ұйымдастыра алсаңыз және тиісті бөлімшелерге шын мәнінде бұл олардың жұмысы екендігін жеткізе алсаңыз, бәрі біршама жылдам болатыны сөзсіз.

Басы артық істен құтылу керектігі жөнінде және жұмыс процесіне қандай қарапайым өзгерістер енгізуге болатынын ойлаңыз. Теңіз – тамшыдан құралатыны сияқты, ғаламдық өзгерістер шағын қадамнан басталатыны сөзсіз.

2. Тәртіп орнату және ретке келтіру. Сіз артық жұмыстан құтылғаннан кейін, қажетті тәртіппен жұмыс процесін реттей аласыз. Алғашқы бірнеше апта бойы жұмыс күнделігін жүргізсеңіз тіпті жақсы. Онда атқарылған істерді, қанша уақытта біткенін, уақытын, басымдықтарын жазып қоясыз. Ақырында ең маңызды істерге ең аз уақытыңыз кетіп, ал күнделікті қарбалас ең көп уақытты жейтін болып шығады. Алайда кейде қарқын алып алу үшін әуелі, мысалы, күннің (аптаның, айдың) жоспарын жасап тастауға отыру, сосын қызып алғасын ең маңызды нәрсені жасау оңайырақ секілді көрінеді. Нәтижесінде сіз тағы да ең маңыздысын орындап үлгермей жатасыз.

Егер әдетте сізде 2-3 күрделі маңызды іс болатынын білсеңіз, оларды өнімділігі ең жоғары болатын уақытқа қойған жөн.

3. Жинастыру немесе «жылтырату». Жұмыс күні аяқталған соң офистегі үстеліңізді жинап, бәрін өз орнына қоюды ұмытпаңыз. Қажет заттар мен құжаттарды бәрі жатуы тиіс жерде жатқанда табу оңай.

Жинақылық пен тәртіпті тек жұмыс үстелінде ғана емес, өз басыңызда да орнату керек. Ол үшін бірнеше минут бөліп, жұмыс күнделігіңізге қарап, қорытынды жасап, қажет жазбаларды енгізіп, сосын… офистің табалдырығынан аттап шыққан соң жұмысты ұмытқан жөн секілді. Себебі келесі таңда жұмысқа айқын баспен және тың ойлармен келуіңіз қажет. Міндеттерден назарыңызды басқаға аударып, оларға біраз уақыттан кейін қайтып келу туралы талай айтылған. Осылай сіздің қызық және тың шешім табуға мүмкіндігіңіз көбейеді.

4. Стандартизация (жүйелеу). Орындауы сіздің міндетіңізге кірмейтін істерден арылып, жұмыс процесін түзіп, жұмыс орнында ғана емес, басыңызда да бәрін рет-ретімен орналастырып алғасын, осының бәрінен жүйе жасайтын уақыт келеді. Яғни, әр таң сайын бәрін осы құрылған схема бойынша орындауыңыз қажет. Жүйе бойынша жүріңіз, нәтижесін көресіз.

5. Практиканы тоқтатпау. Алдыңғы 4 процесс орындалған кезде олар сіз үшін жұмыстың жаңа тәсіліне айналады. Сіз белгіленген бағытты ұстанып, артқа, ескі әдет пен әдістерге сырғымауыңыз керек.

Жаңа әдіс жайлы ойлай отырып, тиімділікті арттыру үшін тағы қандай өзгерістер енгізуге болатынын ойлауыңыз мүмкін. Осылайша сіз процеске өзгерістер енгізе отырып, алдыңғы 4 аспекті қайта қарап тұрасыз. Сөйтіп жұмыс әдістеріңізді үнемі дамытып отырасыз. Және бұл — дұрыс жол, себебі Кайдзеннің басты мақсаты — үнемі, тоқтаусыз дамып отыру.

Өмір

Дәл осы «5S-ті» өмірдің кез келген аспектіне сай реттестіріп алуға болады. Мәселен, сіз салауатты өмір салтын ұстануды бастағыңыз келеді делік.

Бірінші «S». Отырасыз да, парақ бетті екі бөлікке бөліп, бір бағанға сізге кедергі келтіретін барлық нәрсені, екінші бағанға көмектесетін барлық нәрсені жазасыз.

Екінші «S». Барлық оң және теріс тұстарды анықтап алғасын, өзіңізге барлық пайдалы дүние енгізілген кесте жасап аласыз (паркте серуендеу, түс кезінде жаяу серуенге шығу және т.с.с.). «Денсаулық кестесін» құрудан бөлек сіз жай ғана бастап істеуіңіз қажет нәрселердің тізімін құрып алсаңыз болады. Мысалы, зиянды тамақты пайдалануды мейлінше азайту және күнделікті рационыңызға пайдалы өнімдерді аздап енгізу кестесін жасап алыңыз. Мұны бірте-бірте жасау керек, әйтпесе ағза, одан кейін күш пен ерік-жігеріңіз үйреніп қалған қант пен қарапайым көміртектер мөлшерін талап етіп «бүлік шығарады».

Үшінші «S». Қайтсеңіз де, тазалық пен жинақылықты сақтау аса маңызды. Бұл жұмысқа да, өмірге де қатысты. Өйткені ыбырсыған бөлмеде адам күшін жоғалтып, қажет ынтасынан айырылады. Әрі үй жинауды дене жаттығуларының бастапқы кезеңіне айналдыруға немесе назарды физикалық іс-әрекетке аударып, басты бар ойдан тазартып одан медитация процесін жасауға болады.

Төртінші «S». Енді барлық өзгерістерді жүйеге айналдыру уақыты келді. Жасалған кестені ұстансаңыз, ол сіздің өмір салтыңызға айналады.

Бесінші «S». Өз-өзіңізді бақылаңыз және бұрынғы жеңіл өмірге қайтаруға тырысатын азғыртулардан арылыңыз. Алғашында, салауатты өмір салтын ұстану оңай емес, кері тартатын кедергілер көп. Барлық жаңа әдістемелерді пайдаланып, өміріңізді жақсарту үшін, жетіле түсіңіз.

Кайдзен жүйесін кез келген нәрсеге бейімдеуге болады. Ең бастысы, негізгі ережелерді сақтау – қажетсізден құтылу, жүйені құру және оны үнемі жетілдіру!

Дереккөз: lifehacker.ru

Айдана